Vertrouwenspersoon - Hospice de Mantelhof

Reglement vertrouwenspersoon hospice de Mantelhof

Het bestuur van Stichting Hospice de Mantelhof heeft een externe persoon benoemd in de functie van vertrouwenspersoon. Deze vertrouwenspersoon vervult zijn/haar taak op basis van de volgende taakomschrijving en bijbehorende regels:

De algemene taak van de vertrouwenspersoon omvat het verzorgen van de eerste opvang van slachtoffers van ongewenst gedrag van medewerkers (vrijwilligers, beroepskrachten, leiddinggevenden en bestuursleden) van hospice de Mantelhof.
Daarnaast heeft de vertrouwenspersoon bij een melding van ongewenst gedrag nog de volgende taken :

De vertrouwenspersoon is voor medewerkers van het hospice aanspreekbaar voor vragen en problemen binnen en buiten het hospice, die te maken hebben met ongewenst gedrag in relatie tot hospice de Mantelhof;
De vertrouwenspersoon begeleidt de melder in het verdere verloop van het proces na ontvangst van de melding;
De vertrouwenspersoon beantwoordt vragen, bemiddelt en verwijst indien nodig door naar hulpinstanties;
De vertrouwenspersoon behandelt de meldingen in een strikt vertrouwelijke sfeer en zorgt ervoor dat de vertrouwelijkheid te allen tijde is gegarandeerd;
De vertrouwenspersoon houdt van alle zaken een (eenvoudige) rapportage bij;
De vertrouwenspersoon kan het bestuur van de stichting in kennis stellen van het feit dat er melding is gemaakt van ongewenst gedrag, maar brengt alleen met toestemming van de betrokkene inhoudelijk rapport uit bij het bestuur van de gemelde kwestie.

Onder ongewenst gedrag wordt in ieder geval verstaan :

(Seksuele) intimidatie
Agressie en geweld
Bedreiging
Pesten
Discriminatie
Interne criminaliteit

De vertrouwenspersoon adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd over zaken betreffende ongewenst gedrag en over de wijze waarop dit kan worden voorkomen.
De vertrouwenspersoon werkt volledig onafhankelijk, maar valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de stichting.
De vertrouwenspersoon volgt, indien nodig of gewenst, een passende cursus om de functie goed uit te kunnen voeren.
De medewerkers van het hospice attenderen de melder van ongewenst gedrag op de mogelijkheid om de vertrouwenspersoon in te schakelen. In het handboek voor medewerkers, dat nieuwe vrijwilligers en beroepskrachten bij hun start in het hospice ontvangen, wordt vermeld wie de vertrouwenspersoon is en hoe zij in contact kunnen komen met de vertrouwenspersoon.
De vertrouwenspersoon heeft in beginsel een geheimhoudingsplicht. Maar er kunnen zich situaties voordoen waarbij de vertrouwenspersoon vanwege gewetensnood deze geheimhouding moet verbreken. Echter, de vertrouwenspersoon kan de geheimhouding pas dan verbreken als hij/zij heeft voldaan aan de voorwaarden zoals beschreven in de ‘Gedragscode Omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen’ (zie bijlage 1 hieronder)
De vertrouwenspersoon kan in overleg met het bestuur en op kosten van het hospice extern advies inschakelen indien hij/zij dit in een aan hem/haar voorgelegde zaak nodig acht.

Ten behoeve van de verslaglegging van het stichtingsbestuur geeft de vertrouwenspersoon jaarlijks het aantal meldingen van ongewenst gedrag door aan het bestuur.

Bijlage 1 : Gedragscode Omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen

De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de melder/meldster van ongewenst gedrag of met andere personen die een beroep op hem/haar doen. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding met betrekking tot hetgeen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar rol als vertrouwenspersoon ter kennis komt.

Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als de melder/meldster of de andere personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn, zoals bij punt 3 beschreven.

Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de melder/meldster om informatie aan derden te verstrekken kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan alle vijf hieronder genoemde voorwaarden :

De vertrouwenspersoon heeft alles in het werk gesteld om de toestemming van de melder/meldster te verkrijgen;
De vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding;
Er is geen andere mogelijkheid om het probleem op te lossen, dan het doorbreken van de geheimhouding;
Het is vrijwel zeker dat het niet-doorbreken van de geheimhouding voor de melder/meldster of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren;
De vertrouwenspersoon is ervan overtuigd dat het doorbreken van de geheimhouding de schade voor de melder/meldster of voor derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn/haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.

De vertrouwenspersoon brengt de melder/meldster op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken alvorens dit daadwerkelijk te doen.

Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vertrouwenspersoon de melder/meldster naar een andere vertrouwenspersoon en/of andere instantie.